POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TÍTULO I. OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES
Artículo 1. Objeto: M.A. FITNESS CENTER S.A.S. (en adelante MOMBA), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo relativo a la protección de datos personales en Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), la cual tiene como objetivo principal poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual será sometida esta información, en caso de que se otorgue su autorización previa, expresa e informada, así como los derechos que les asisten en calidad de Titulares de la información y los procedimientos establecidos por MOMBA para hacerlos efectivos.
Artículo 2. Alcance: Los procedimientos y directrices establecidos en esta Política se aplicarán al tratamiento de cualquier base de datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por MOMBA, ya sea como responsable o encargado del tratamiento, por tal razón, esta Política deberá ser cumplida por todos sus directores, trabajadores, así como sus agentes, representantes, asesores, contratistas, proveedores y personas que actúen en nombre y representación de MOMBA, siempre que conste estipulación previa en los contratos pertinentes con los mismos. Para los fines de esta Política se hará referencia a todas las personas descritas con anterioridad como “Personal de MOMBA”.
Está Política es de acceso público y podrá ser conocida en todo momento por los Titulares de los Datos Personales.
Artículo 3. Definiciones: Para efectos de esta Política se entiende por:
TÍTULO II. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Artículo 4. Principios: En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
TÍTULO III. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Artículo 5. Derechos del Titular: Los Titulares de Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de MOMBA gozarán los siguientes derechos:
Artículo 6. Autorización del Titular: MOMBA garantiza que sólo realiza Tratamiento de los Datos Personales de las personas que de manera previa y expresa han autorizado dicho Tratamiento. La autorización del Titular puede darse (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, garantizando en todo caso que esta sea susceptible de posterior consulta. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
De la autorización, MOMBA conservará fiel copia, para que en el momento que lo desee, y siempre y cuando sea procedente, su Titular solicite su revocatoria y la supresión inmediata de su información.
En la solicitud de autorización, MOMBA entregará toda la información relacionada al Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales de cada Titular, incluyendo, cuando aplique, información relacionada con la transmisión o transferencia de los Datos Personales a terceros.
Cuando la obtención de los Datos Personales se derive de la celebración de un contrato, los términos y condiciones particulares del Tratamiento de los mismos se encontrarán documentados en los contratos suscritos con los Titulares. Por lo anterior, cuando un proveedor, trabajador, o, excepcionalmente, un cliente, firme el correspondiente contrato, se dará por entendido que está dando su consentimiento, expreso e informado, para que MOMBA realice el Tratamiento de su información.
MOMBA podrá compartir la información que obtenga de los Titulares con terceros, con el fin de dar cumplimiento a las finalidades del Tratamiento descritas en esta Política.
Artículo 7. Datos Personales no solicitados y tratados mediante un principio legítimo o mediante autorización tácita: De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con MOMBA, es posible que se remitan Datos Personales sin el consentimiento previo y expreso para su Tratamiento. En estos casos, y ante la imposibilidad de solicitar la autorización previa para el Tratamiento de los Datos Personales, el Titular acepta que con el envío de la información autoriza el Tratamiento de sus datos en relación con la finalidad para la cual hayan sido enviados.
Los casos en los que la autorización tácita aplica, incluyen, pero no se limitan al envío de información de:
Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice y/o sea fácticamente posible, MOMBA solicitará la firma de la autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de la información. En todo caso, cuando no sea posible la obtención de dicha autorización, MOMBA garantizará que el Tratamiento que les dé a los Datos Personales, estará directamente relacionado con la finalidad para la cual han sido entregados por el Titular.
Artículo 8. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: La autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles deberá obtenerse de manera expresa de forma, no obstante, MOMBA se compromete a evitar, en la medida de lo posible, el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, cuando estos sean absolutamente necesarios, MOMBA tendrá en cuenta:
Parágrafo: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
Artículo 9. Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Artículo 10. Acceso a los Datos Personales: En desarrollo de las finalidades del Tratamiento mencionado en esta Política y/o en aquellas que se indiquen de manera expresa en la solicitud de autorización de Tratamiento, la información almacenada en las Bases de Datos de MOMBA podrá ser compartida internamente a los trabajadores de MOMBA que estén relacionados directamente con la finalidad informada. Así mismo, MOMBA no compartirá o entregará Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos con terceras personas no relacionadas con MOMBA. Sin embargo, y cuando la finalidad así lo requiera, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos o transferidos a aliados comerciales o proveedores de servicios de MOMBA, para cumplir con objetivos contractuales o comerciales específicos.
En cualquiera de estos eventos, MOMBA se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la información por parte de sus aliados comerciales o proveedores de servicios, se realice en estricto cumplimiento de esta Política.
Artículo 11. Tratamiento de los Datos Personales: MOMBA realizará Tratamiento consistente en recolectar, almacenar, usar, circular, registrar, administrar, reportar, procesar, emplear, evaluar, analizar, confirmar, actualizar y suprimir, bajo estándares de confidencialidad, seguridad, transparencia, veracidad, temporalidad, acceso y circulación restringida, de conformidad con las disposiciones normativas y en el marco de su objeto social para fines administrativos, operativos, estadísticos, comerciales y para todo aquello que se considere pertinente en desarrollo de las funciones y actividades comprendidas dentro del mismo.
Artículo 12. Finalidad del Tratamiento: Sin perjuicio de lo señalado en la solicitud de autorización o contrato correspondiente, el Tratamiento de los Datos Personales realizado por MOMBA, tiene como finalidad de manera general cualquiera de las siguientes:
Por consiguiente, la recolección de datos personales se limitará a aquellos que son pertinentes, adecuados, necesarios y útiles para el (o los) propósito (s) para el (los) cual (es) son recolectados o requeridos de conformidad con esta Política.
Artículo 13. Seguridad: MOMBA garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones estándar de seguridad típicas en la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.
Artículo 14. Limitaciones temporales al Tratamiento de los Datos Personales: MOMBA conservará un registro de la información relacionada con trabajadores, proveedores o clientes durante y después de terminar la relación contractual. Estos registros pueden incluir Datos Personales, los cuales, después de la terminación contractual, serán conservados por un tiempo razonable hasta que la información allí contenida no sea requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios. Asimismo, MOMBA conservará información de contacto de terceros para el envío de noticias, actualización de información, invitaciones a eventos realizados o patrocinados por MOMBA, después de terminada su relación contractual, salvo solicitud de revocatoria para el Tratamiento de la información, caso en el cual, la información será eliminada para los fines mencionados.
Artículo 15. Revocatoria de la Autorización y/o supresión del Dato Personal: El Titular de los datos personales puede en todo momento solicitar a MOMBA como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la Autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
No obstante lo anterior, la solicitud de supresión de la información y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando MOMBA tenga con el Titular de los Datos Personales un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la Base de Datos de MOMBA. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que algunos clientes, proveedores, trabajadores actuales o desvinculados no autoricen el uso de sus Datos Personales o soliciten la revocatoria de la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, es posible que MOMBA no pueda continuar con la relación comercial o no pueda continuar prestando servicios por no contar con la información necesaria para estos fines.
En ese sentido, MOMBA no se hace responsable por el incumplimiento precontractual o contractual, o por la cesión de beneficios particulares a los que puedan acceder terceros con los que MOMBA se comunica de manera constante, como consecuencia de la no autorización o su revocatoria para el Tratamiento de datos personales.
TÍTULO IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Artículo 16. Responsable directo de la atención de consultas y reclamos: Para todos los efectos, la dependencia delegada para recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de Datos Personales o personas legitimadas para ello, es la Gerencia Administrativa de MOMBA, a través del correo electrónico: [email protected]
Artículo 17. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular: Los derechos del Titular, podrán ejercerse por las siguientes personas:
Parágrafo: MOMBA se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.
Artículo 18. Consultas. El legitimado al efecto realizará las consultas a través de comunicación escrita por medio de correo electrónico, en la que: i) Determine su identidad (nombre completo y número de identificación personal); ii) Precise de manera clara, específica, detallada y fundamentada el objeto de la consulta; iii) Establezca y acredite el interés legítimo con el que actúa, anexando siempre los soportes del caso y iv) Informe dirección física y/o electrónica para recibir comunicaciones.
Si la consulta no cumple con todos los requisitos establecidos en este artículo, esta no se atenderá y se informarán los motivos al remitente. Si la consulta cumple con los requisitos aquí establecidos, MOMBA atenderá la petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, MOMBA informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del primer término.
Artículo 19. Reclamos: El Titular, sus causahabientes u otra persona con un interés legítimo podrán presentar un reclamo a través de correo electrónico, el cual contendrá: i) La determinación de la identidad (nombre completo y número de identificación personal); ii) Descripción clara, específica, detallada y fundamentada de la solicitud de corrección o actualización, revocatoria total o parcial de datos o supresión de los mismo. En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de MOMBA, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento; iii) La manifestación del interés legítimo con el que actúa, así como su acreditación, anexando siempre los soportes del caso y, iv) la dirección física y/o electrónica para recibir comunicaciones.
Si el reclamo resulta incompleto, MOMBA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que subsane sus imprecisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, MOMBA entenderá que se ha desistido del reclamo.
En caso de que MOMBA reciba un reclamo del que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, MOMBA incluirá en la Base de Datos correspondiente una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. MOMBA atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MOMBA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
TÍTULO V. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Artículo 20. La presente política se ha adoptado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, la Resolución núm. 2 del 3 de noviembre de 2015 de la SIC y sus efectos rigen a partir del 1° de junio de 2018. El periodo de vigencia de las Bases de Batos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente Política.
MOMBA se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política, las cuales serán publicadas y comunicados oportunamente a los Titulares de los Datos Personales
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra disponible para ser consultada permanentemente en la página web de MOMBA: https://www.mombafitness.com/
Categoría del documento | Documento empresarial |
Tipo de documento | Política empresarial |
Versión | 2 |
Asunto | Política de Tratamiento de Datos Personales |
Fecha de implementación | 19 de julio de 2018 |
Vigencia | Indefinida |
Ámbito de aplicación geográfico | Colombia |
Responsable del Tratamiento de los Datos Personales | M.A. FITNESS CENTER S.A.S. NIT. 901.034.985-4 Dirección: Carrera 12ª No. 27 – 56 Interior 2. Floridablanca (Santander) Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 3186498232 |
Establecimientos de comercio del responsable | CAPF Fitness Center Cañaveral. CAPF Fitness Center Sotomayor. |
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